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Cinco medidas para
tener un día productivo
La gran diferencia entre
un día perdido y uno
productivo no está en
eliminar de su lista de
tareas lo que ya ha
hecho, sino en saber que
ha trabajado en las
cosas realmente
significativas para su
empresa, que ha avanzado
en un proyecto
importante. La
diferencia entre ser
proactivo y no reactivo
es ésa: tomar el
control.
Aquí hay 5 medidas que
puede tomar para crear
la estructura de un día
productivo:
1. Sepa cuáles son
sus tareas más
importantes del día
Si no tiene metas y
prioridades no puede
concentrarse en nada, y
lo que determina la
manera en la que pasa su
tiempo son las cosas que
van apareciendo.
A veces, hay prioridades
que se guían por las
fechas límite, pero
otras son más sutiles:
hay cuestiones que son
importantes pero que
podemos ignorar porque
no son urgentes. Una
manera de tenerlas
siempre presentes es
pensar en términos de
RESULTADOS. En otras
palabras, si usted es el
dueño de su propia
empresa, estas
prioridades podrían ser
las tareas y actividades
que le permiten generar
más ventas o más
ingresos. Si trabaja
para otra persona, son
las cosas por las que
será recompensado con un
ascenso o un aumento de
sueldo, son los
resultados por los
cuales su empleador le
paga.
Medida a tomar:
defina algunas de estas
actividades importantes
pero no urgentes de su
empresa o profesión.
Recuerde que es
fundamental ser
específico. Por ejemplo,
casi todos nosotros
podemos escribir "obtener
más clientes" o "generar
más ventas". Pero, si
quiere ser más
específico, tendría que
preguntarse: ¿cuáles son
las actividades que le
permiten conseguir más
clientes?, ¿qué
actividades le generan
más ventas?
2. Tenga un plan y
comprométase con esas
tareas importantes
Escribir lo que piensa
le ayuda a conectarse
con la tarea y a
quitarla de su cabeza.
Y, al colocarla en el
calendario, usted se
asegura el hecho de
encontrar un momento
para realizarla.
Medida a tomar:
reserve un momento en su
agenda o calendario como
si fuera una cita con
usted mismo y otórguele
el mismo respeto y
compromiso que le daría
a una cita o reunión con
otra persona.
3. Trabaje con su
reloj biológico
Todos tenemos algunos
momentos en el día en
los que estamos más
despiertos y otros en
los que nos sentimos
cansados o con menos
energía. Para la mayoría
de la gente, la mañana
es el momento más
productivo del día, pero
lo ideal es escuchar a
su propio cuerpo.
Proteja “su” momento de
mayor actividad y, cada
vez que pueda, úselo
para actividades que
requieran de reflexión,
coraje o concentración.
Los momentos menos
productivos son ideales
para actividades que no
requieren de mucha
reflexión, tales como
diligencias, procesar
cartas y correos
electrónicos y completar
el papeleo.
Medida a tomar:
sepa cuál es su momento
más productivo en el día
y cuál el menos activo,
para luego tomar nota de
las cosas que puede
hacer en esos momentos.
Si actualmente tiene una
rutina que funciona en
contra de sus tendencias
naturales, comience por
hacer un cambio pequeño
y notará el impacto del
mismo en su
productividad.
4. Elimine o reduzca
las interrupciones
externas durante ese
momento de concentración
Apague su teléfono
celular y su correo
electrónico durante su
momento de concentración.
La mayoría de mis
clientes generalmente se
asustan cuando les pido
que hagan esto, porque
creen que deben estar
disponibles para todo el
mundo las 24 horas del
día, los 7 días de la
semana. Sin embargo,
muchas veces las
llamadas telefónicas y
correos electrónicos se
usan como métodos de
distracción. Así que,
asegúrese de ser
realista y pensar qué
tan disponible debe
estar para los demás; la
clave está en equilibrar
su capacidad de
respuesta y el hecho de
terminar el resto de sus
tareas.
Medida a tomar:
decida cuál es un
período de respuesta
razonable. Por ejemplo,
en su empresa tal vez lo
aceptable sea devolver
las llamadas telefónicas
antes de terminar el día
y los correos
electrónicos en 24-48
horas. Entonces,
explíqueles a sus
clientes cuáles son sus
tiempos de respuesta. En
su mensaje de correo
saliente, indique cuándo
devolverá las llamadas y
haga lo mismo en su
firma de correo
electrónico. Una vez que
defina su tiempo de
respuesta, ya sea en una
hora o antes de
finalizar el día, trate
de procesar todas las
llamadas y correos
electrónicos a la misma
vez durante ese momento,
siempre que pueda.
5. Elimine o reduzca
las interrupciones
internas durante ese
momento de concentración
Bien, el teléfono está
apagado, el correo
electrónico también, así
que no hay riesgos de
ser interrumpidos, ¿no
es cierto? Excepto
cuando nosotros mismos
nos interrumpimos con
una idea sobre otra cosa
que necesitamos o
queremos hacer.
Medida a tomar:
cada vez que planee
dedicarse a una tarea
importante, tenga a su
lado algo para anotar,
como por ejemplo un bloc
de notas. Úselo para
registrar todo lo que lo
distraiga y se meta en
su cabeza y luego
regrese a la tarea que
estaba haciendo. Y coma
un bocadillo o tome un
vaso de agua antes de
ponerse a trabajar.
Planificar un día
productivo no le
garantiza que vaya a
serlo o que no
aparecerán emergencias,
pero es un buen comienzo.
Pruebe mis
recomendaciones mañana y
vea si le ayudan.
© 2009 Claudine Motto
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